Excel là công cụ tính toán, thống kê được người dùng sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Tuy nhiên vẫn còn nhiều bạn chưa rành về công cụ này. Hãy cùng tìm hiểu một số bước cơ bản khi sử dụng công cụ này. đầu tiên cách lưu file excel trong máy tính.

Phân biệt giữa Lưu và Lưu dưới dạng Công cụ

Trong excel, nhập 2 cách lưu file excel nhanh chóng được lưu trữ và lưu trữ dưới dạng. Vì vậy, sự khác biệt giữa lưu và lưu dưới dạng là gì?

Lưu: khi sử dụng bảng tính, bạn cần sửa hoặc xóa một thông tin nào đó, bạn cần lưu bảng tính sau khi sửa hoặc xóa, lúc này bạn cần dùng lệnh save để lưu lại. những thay đổi của bạn. Ngoài ra trong quá trình sử dụng công cụ excel bạn cũng nên thường xuyên sử dụng lệnh này để tránh trường hợp máy tính/laptop tắt đột ngột gây mất mát thông tin.

Khi sử dụng lệnh này, bạn chỉ cần đặt tên cho tệp trong lần lưu đầu tiên. Trong lần lưu tiếp theo, bạn chỉ cần nhấp vào nút lệnh Lưu trên thanh công cụ hoặc tổ hợp phím Ctrl + S.

Save As: Khi bạn sử dụng lệnh này, bạn sẽ tạo thêm một bản sao của tệp bạn đang sử dụng, nhưng với một tên khác hoặc một số thông tin khác với tệp hiện tại bạn đang sử dụng.

Khi sử dụng lệnh này, bạn phải chọn một tên mới cho tệp và/hoặc một vị trí lưu trữ khác. Ví dụ: tệp thực có tên abc.slsx được lưu trữ trên ổ đĩa D; khi sử dụng lưu dưới dạng, tệp abc phải được đổi tên thành một thứ khác, ví dụ: abcd.slsx, bạn có thể lưu nó vào ổ D dưới dạng tệp kế thừa hoặc ở một nơi khác. Lệnh lưu dưới dạng sẽ xuất hiện trong dạng xem Backstage hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt cho lệnh này, F12.

Các bước chạy lệnh Save, Save as

Lưu lệnh:

• Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Lưu ở góc trên cùng bên trái của Thanh công cụ truy cập nhanh.
• Bước 2: Nếu đây là lần đầu tiên bạn lưu trang tính, hộp thoại Lưu dưới dạng sẽ xuất hiện với chế độ xem nền.
• Bước 3: Bạn đặt tên cho file và chọn nơi lưu. Nếu bạn muốn lưu tệp vào máy tính của mình, hãy nhấp vào Máy tính/PC này. Sau đó nhấp vào nút Màu nâu để tìm nơi bạn có thể lưu tệp.
• Bước 4: Khi hộp thoại Save As xuất hiện, bạn đặt tên cho file (filename) và nhấn nút Save. Sau đó, bạn có thể sử dụng lệnh Lưu này thường xuyên mà không cần tạo tên mới. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng nút Lưu thường xuyên để tránh mất tệp nếu máy tính tắt đột ngột.

Lưu dưới dạng lệnh:

Khi tệp trong bảng tính của bạn đã được lưu và bạn muốn tạo nhiều bản sao hơn cho tệp của mình. Bây giờ hãy sử dụng lệnh Lưu dưới dạng.

Để chạy lệnh này:

• Bước 1: Click vào ô File trên thanh công cụ.
• Bước 2: tiếp tục đặt tên mới và chọn nơi lưu như khi dùng lệnh Save.

Cách lưu file excel với OneDrive

Trong các phiên bản excel mới từ 2016 đến nay, excel cung cấp cho người dùng một phương pháp khác để lưu file excel. Đây là cách bạn có thể lưu trữ các tệp excel trên đám mây bằng OneDrive. Người dùng có thêm sự lựa chọn mới thay vì lưu file excel trên máy tính cá nhân.

Ngoài ra, khi sử dụng điện toán đám mây, người dùng có thể trực tiếp chia sẻ hoặc xuất tệp với người khác từ công cụ Excel nếu họ sử dụng nút lệnh OneDrive.

Bất cứ lúc nào bạn sử dụng công cụ Excel từ 2019 trở đi. Bạn sẽ nhận được đề xuất sử dụng OneDrive cho trang tính của mình. Để nhận đề xuất này, trước tiên bạn phải đăng nhập bằng tài khoản Microsoft của mình trong OneDrive.

Tính năng tự động lưu của Auto-Recovery

Một tính năng hữu ích cho những bạn hay quên lưu file excel của mình. Khi các tệp chưa lưu của bạn sẽ tự động được lưu vào một phần khác khi bạn làm việc trong công cụ. Ví dụ: khi bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc khi máy tính/excel bị lỗi. Bạn sẽ tìm thấy lại trang tính mà bạn đang làm việc và bạn có thể khôi phục tệp bằng AutoRecovery.

Cách bật tính năng khôi phục tự động:

• Bước 1: Đầu tiên các bạn truy cập vào nút File trên thanh công cụ.
• Bước 2: Trong menu File, kéo xuống tìm tùy chọn Options.
• Bước 3: Trong hộp thoại Tùy chọn, chọn nút Lưu ở cột bên trái.
• Bước 4: Ở khung bên phải, chọn Save auto recovery information every.

Ở tính năng này, cách lưu file Excel sẽ được lưu tự động sau mỗi 10 phút. Vì vậy, nếu bạn làm việc trên trang tính trong ít hơn 10 phút, sẽ không có tệp nào được lưu tự động. Khi không tìm thấy tệp, bạn phải xem qua tất cả các tệp được lưu dưới dạng dạng xem Backstage. Lúc này, tính năng Automatic Recovery đã được kích hoạt.

Tiếp theo, mở một file excel mà bạn chưa lưu hoặc bị hỏng. Nếu tìm thấy phiên bản tự động lưu của tệp. Hộp thoại Khôi phục Tài liệu sẽ xuất hiện ở khu vực bên trái của bảng tính Excel. Để khôi phục trang tính, hãy bấm vào tệp được liệt kê trong Phục hồi tài liệu.

• Bước 1: Nhấp vào tab Tệp.
• Bước 2: Vào menu File, chọn Info.
• Bước 3: Nhấp vào Quản lý phiên bản.
• Bước 4: Chọn Khôi phục sổ làm việc chưa lưu.

Cách lưu file excel thành file PDF

Theo mặc định, tệp excel được lưu dưới dạng tệp .xlsx. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn cần lưu tệp excel dưới dạng tệp pdf. Để đảm bảo rằng mọi người đều có thể mở tệp.

Khi bạn lưu tệp dưới dạng tệp PDF, những người không cài đặt ứng dụng excel trên máy tính hoặc điện thoại của họ có thể mở lại. Nó cũng đảm bảo rằng mọi người đều có thể truy cập tệp của bạn. Nhưng không thể chỉnh sửa, điều này đảm bảo bản quyền của bạn được bảo vệ.

Để lưu tệp dưới dạng tệp PDF:

• Bước 1: Truy cập vào tab File trên thanh công cụ.
• Bước 2: Nhấp vào hộp thoại Xuất, sau đó chọn Tạo PDF/XPS.
• Bước 3: Đặt tên cho file và chọn nơi lưu.